تبدیل مدیریت جامع از یک مدل مدیریتی به یک سیستم واقعی، پایدار و قابل اجرا
مدیریت جامع (CM) یک رویکرد یکپارچه برای شناخت، طراحی، اجرا، پایش و بهبود سازمان است.
در مرکز استقرار و پیادهسازی مدیریت جامع، هدف صرفاً تولید مجموعهای از مستندات نیست؛ بلکه تبدیل اصول و الزامات مدیریت جامع به ساختار، فرآیند، تصمیم، عملکرد و شواهد قابل مشاهده در سازمان است.
هدف نهایی، ایجاد سازمانی است که بتواند با کیفیت بالاتر، بهرهوری بیشتر، اتلاف کمتر و وابستگی کمتر به افراد فعالیت کند و در برابر تغییرات و شرایط بحرانی، ظرفیت بیشتری برای حفظ عملکرد و بازگشت به وضعیت پایدار داشته باشد.
CM برای چه سازمانهایی قابل استقرار است؟
مدیریت جامع با توجه به اندازه، ساختار، صنعت و سطح بلوغ سازمان قابل طراحی و استقرار است.
کسبوکارهای کوچک و متوسط
برای ایجاد ساختار، نظم فرآیندی، کاهش فردمحوری، کنترل هزینهها و ایجاد زیرساخت رشد.
شرکتهای بزرگ و کارخانجات
برای یکپارچهسازی واحدها، استانداردسازی فرآیندها، افزایش بهرهوری، کنترل کیفیت و توسعه نظام مدیریتی.
سازمانها و مجموعههای دولتی
برای بهبود ساختار، فرآیندهای اداری، حکمرانی، پاسخگویی، عملکرد و هماهنگی بین واحدها.
شرکتها و مجموعههای خدماتی و تجاری
برای ساماندهی فرآیندهای فروش، مشتری، منابع انسانی، مالی و عملیات.
مجموعههای در حال رشد یا تحول
برای سازمانهایی که در حال توسعه، تغییر ساختار، جانشینپروری یا عبور از مدیریت فردمحور هستند.
CM یک چارچوب قابل تطبیق است؛ دامنه و عمق استقرار آن بر اساس اندازه، پیچیدگی، صنعت، وضعیت موجود و اهداف سازمان تعیین میشود.
استقرار CM چه تغییری در کسبوکار ایجاد میکند؟
ارزش واقعی مدیریت جامع زمانی ایجاد میشود که از سطح مستندات عبور کرده و در فعالیتهای واقعی سازمان جاری شود.
استقرار CM میتواند به سازمان کمک کند تا:
افزایش بهرهوری
با شناسایی و کاهش دوبارهکاری، اتلاف منابع، فعالیتهای بدون ارزش افزوده و خطاهای تکرارشونده.
بهبود کیفیت
با استانداردسازی فرآیندها، کنترل بهتر عملیات، شناسایی عدم انطباقها و ایجاد چرخه مستمر اصلاح و بهبود.
کاهش هزینههای پنهان
با شناسایی نقاط اتلاف، کنترل بهتر منابع و ایجاد ارتباط میان عملکرد فرآیندها و هزینههای سازمان.
کاهش فردمحوری
با تبدیل دانش، مسئولیتها و روشهای انجام کار از وابستگی به افراد به قابلیتهای پایدار سازمانی.
تصمیمگیری بهتر
با ایجاد دسترسی به داده، شاخص، گزارش و Evidence قابل اتکا برای تصمیمگیری مدیریتی.
افزایش هماهنگی سازمان
با ایجاد ارتباط میان حکمرانی، مدیریت، سرمایه انسانی و فرآیندهای عملیاتی.
افزایش آمادگی در برابر تغییر و بحران
با مشخص بودن فرآیندهای حیاتی، مسئولیتها، اختیارات، منابع، ریسکها و سازوکارهای تصمیمگیری.
از بهرهوری تا پایداری
CM سازمان را در یک مسیر تکاملی قرار میدهد:
نظمدهی
↓
استانداردسازی
↓
ثبات فرآیندها
↓
اندازهگیری و کنترل
↓
کاهش خطا و اتلاف
↓
افزایش کیفیت و بهرهوری
↓
یادگیری و بهبود مستمر
↓
بلوغ سازمانی
↓
پایداری و تابآوری کسبوکار
سازمان بالغ، سازمانی نیست که فقط در شرایط عادی عملکرد خوبی داشته باشد.
سازمان بالغ باید بتواند در برابر تغییر، فشار و بحران، تصمیم بگیرد، منابع خود را مدیریت کند، فرآیندهای حیاتی را حفظ کند و پس از اختلال، مسیر عملکرد خود را بازیابی کند.
CM با ایجاد این قابلیتهای سیستمی، ظرفیت سازمان برای ثبات، تابآوری و تداوم عملکرد را تقویت میکند.
«هدف CM تضمین حذف بحران نیست؛ هدف، افزایش آمادگی و توان سازمان برای مدیریت بحران و حفظ یا بازیابی عملکرد در شرایط متغیر است.»
مدیریت جامع چگونه سازمان را یکپارچه میکند؟
معماری مدیریت جامع بر سه نظام اصلی و چارچوب یکپارچه CM استوار است.
HJ | حکمرانی
جهتدهی، تصمیمگیری، اختیار، نظارت و پاسخگویی سازمان.
MJ | مدیریت و فرآیندها
ساختار، فرآیندها، اجرای عملیات، کنترل، پایش و بهبود سازمان.
HS | نظام انسانی
سرمایه انسانی، شایستگی، آموزش و توسعه، عملکرد، سلامت، انگیزش، نگهداشت و سایر ابعاد نظام انسانی.
CM | مدیریت جامع
چارچوب یکپارچهای برای هماهنگسازی و استقرار این اجزا در سازمان.
مسیر استقرار و پیادهسازی CM
استقرار مدیریت جامع یک فرآیند مرحلهای است و متناسب با اندازه، صنعت، پیچیدگی، وضعیت موجود و نیازهای هر سازمان طراحی میشود.
01 | شناخت سازمان
شناخت وضعیت موجود سازمان، ساختار، فرآیندها، منابع، مسائل، ریسکها و اولویتهای مدیریتی.
02 | تعیین دامنه استقرار
مشخص کردن محدوده سازمان، واحدها، فرآیندها و حوزههایی که در پروژه استقرار CM قرار میگیرند.
03 | بررسی چارچوب و الزامات
بررسی استانداردها و الزامات مرتبط با:
HJ | MJ | HS
و تعیین موارد قابل اعمال در سازمان.
04 | تطبیق الزامات با فرآیندهای واقعی
هر الزام در جایگاه واقعی خود در سازمان قرار میگیرد:
الزام → فرآیند → فعالیت → مسئول → شاخص → رکورد → شواهد
به این ترتیب، الزام صرفاً یک بند در یک سند باقی نمیماند؛ بلکه محل اجرای آن در سازمان مشخص میشود.
05 | طراحی مستندات موردنیاز
در صورت نیاز، مستندات مناسب برای طراحی، اجرا و کنترل ایجاد یا اصلاح میشوند.
این مستندات میتوانند شامل:
STD → REQ → GUI → SOP
باشند؛ اما ایجاد همه این لایهها برای همه موضوعات الزامی نیست.
اصل CM این است:
«مستندات باید به اندازهای باشند که اجرای صحیح، کنترل، ردیابی و بهبود فرآیند را ممکن کنند.»
06 | پیادهسازی در سازمان
الزامات در فرآیندها و فعالیتهای واقعی سازمان اجرا میشوند و نقشها، مسئولیتها و اختیارات مربوط به آنها مشخص میشود.
07 | پایش و اندازهگیری
عملکرد فرآیندها با استفاده از:
KPI | HQI | شاخصهای فرآیندی
پایش، تحلیل و ارزیابی میشود.
08 | شواهد و قابلیت ردیابی
برای هر الزام و فعالیت مهم باید بتوان مشخص کرد:
چه الزامی؟
↓
کجا اجرا شده؟
↓
چه کسی مسئول بوده؟
↓
چه نتیجهای ایجاد شده؟
↓
چه رکورد یا شواهدی اجرای آن را اثبات میکند؟
09 | اصلاح و بهبود
نتایج پایش، ریسکها، مسائل، عدم انطباقها و فرصتهای بهبود وارد چرخه اصلاح و توسعه میشوند.
چه حوزههایی در CM قابل استقرار هستند؟
مدیریت جامع محدود به یک واحد سازمانی نیست.
متناسب با دامنه و نیاز سازمان، حوزههای مختلف میتوانند در معماری CM و فرآیندهای واقعی سازمان مستقر و یکپارچه شوند.
منابع انسانی و سرمایه انسانی | HR / HS
– ساختار و نقشهای سازمانی
– جذب و انتخاب
– آموزش و توسعه
– مدیریت عملکرد
– جبران خدمات
– فرهنگ و مشارکت
– سلامت و رفاه
– نگهداشت و جانشینپروری
– رهبری سرمایه انسانی
کنترل کیفیت | QC
– کنترل کیفیت فرآیند و محصول
– استانداردسازی عملیات
– شناسایی عدم انطباق
– اقدامات اصلاحی
– کاهش خطا و ضایعات
– پایش و بهبود مستمر
امور مالی و حسابداری | FIN
– ساماندهی فرآیندهای مالی
– کنترل هزینهها
– حسابداری و گزارشدهی
– تحلیل سود و زیان
– جریان نقدینگی
– کنترلهای مالی
بازاریابی و فروش
– تحلیل بازار
– برنامهریزی بازاریابی
– مدیریت مشتری
– فرآیند فروش
– پایش عملکرد فروش
– تجربه مشتری
– CRM
تولید و عملیات | PRD & OPS
– برنامهریزی تولید
– مدیریت عملیات
– کنترل فرآیند
– کاهش اتلاف
– بهبود بهرهوری
– استانداردسازی عملیات
CM چگونه از تولید اسناد اضافی جلوگیری میکند؟
در مدیریت جامع، هر حوزه الزاماً یک استاندارد، REQ، GUI و SOP مستقل دریافت نمیکند.
ابتدا مشخص میشود:
«این الزام در کدام فرآیند واقعی سازمان باید اجرا شود؟»
سپس مستندات موردنیاز همان فرآیند ایجاد یا اصلاح میشوند.
بنابراین حوزههایی مانند مالی، کنترل کیفیت، بازاریابی، فروش، تولید و منابع انسانی در درجه اول از طریق فرآیندهای واقعی سازمان و در چارچوب MJ اجرا میشوند.
HS و HJ نیز الزامات تخصصی خود را در حوزه مربوطه حفظ میکنند و در نقاط مرتبط با فرآیندهای MJ، به اجرا متصل میشوند.
معماری اجرای CM
STD
چارچوب و الزامات را مشخص میکند.
↓
REQ
در صورت نیاز، الزامات را برای اجرا و ردیابی ساختاربندی میکند.
↓
GUI
در صورت نیاز، نحوه طراحی و اجرای الزامات را تشریح میکند.
↓
فرآیند
محل اصلی اجرای مدیریت جامع در سازمان
↓
SOP
فقط در مواردی که یک فعالیت یا فرآیند به روش اجرایی مشخص نیاز دارد.
↓
Record
نتیجه اجرای واقعی فرآیند.
↓
KPI / HQI
اندازهگیری عملکرد.
↓
Evidence
اثبات اجرای سیستم.
↓
Improvement
بازگشت نتایج به چرخه اصلاح و توسعه.
خروجی استقرار CM چیست؟
هدف استقرار، تحویل یک پوشه پر از فایل نیست.
هدف، ایجاد یک سازمان:
قابل فهم
قابل اجرا
قابل اندازهگیری
قابل کنترل
قابل بهبود
و مقاومتر در برابر اختلالات و تغییرات
است.
خروجی استقرار میتواند شامل موارد زیر باشد:
– معماری سازمان
– نقشه فرآیندها
– نقشها و مسئولیتهای مشخص
– فرآیندهای استانداردشده
– شاخصهای عملکرد
– نظام پایش
– مدیریت ریسک
– سوابق و Evidence
– اقدامات اصلاحی و بهبود
– ارتباط یکپارچه میان حکمرانی، مدیریت و سرمایه انسانی
رسیدن به سطح بلوغ موردنظر
استقرار CM یک نقطه پایان ثابت ندارد.
سازمان میتواند بر اساس شرایط و اهداف خود، سطح بلوغ موردنظر را تعیین کند و از طریق ارزیابی، اندازهگیری و بهبود مستمر به آن نزدیک شود.
بلوغ بالاتر به معنای افزایش قابلیت سازمان در:
– اجرای پایدار فرآیندها
– تصمیمگیری مبتنی بر داده
– مدیریت ریسک
– توسعه سرمایه انسانی
– کنترل کیفیت
– بهرهوری
– یادگیری سازمانی
– مدیریت تغییر
– و تداوم عملکرد
است.
هدف این است که عملکرد سازمان فقط به افراد خاص، تصمیمهای لحظهای یا شرایط عادی بازار وابسته نباشد، بلکه بخش مهمی از قابلیت عملکرد در خود سیستم سازمانی تثبیت شود.
استقرار متناسب با سازمان
استقرار CM برای همه سازمانها با یک نسخه ثابت انجام نمیشود.
دامنه و عمق استقرار بر اساس:
اندازه سازمان + صنعت + پیچیدگی + وضعیت موجود + ریسک + اولویتهای مدیریت
تعیین میشود.
پروژه میتواند بهصورت:
پروژهای | پارهوقت | مشاورهای | مرحلهای
انجام شود.
از کجا شروع کنیم؟
اگر سازمان شما با مسائلی مانند:
– وابستگی زیاد به افراد
– تداخل مسئولیتها
– دوبارهکاری
– نبود فرآیندهای روشن
– ضعف در کنترل کیفیت
– مشکلات مالی و هزینهای
– ضعف در منابع انسانی
– افت فروش یا نارضایتی مشتری
– نبود شاخصهای قابل اتکا
– یا نبود یک سیستم مدیریتی یکپارچه
مواجه است، استقرار CM میتواند از ارزیابی وضعیت موجود و تعیین اولویتها آغاز شود.
درخواست ارزیابی و استقرار CM
برای بررسی وضعیت سازمان و تعیین مسیر مناسب استقرار مدیریت جامع، درخواست خود را ارسال کنید.
حوزه تخصصی موردنظر شما چیست؟
اگر مسئله شما مشخصاً در یکی از حوزههای زیر قرار دارد، میتوانید درخواست خود را مستقیماً ارسال کنید:
مرکز آموزش مدیریت جامع (CM)
استقرار CM برای مدیران و سازمانها یک مسیر اجرایی است؛ اما شناخت و یادگیری مفاهیم مدیریت جامع نیز بخش مهمی از توسعه مدیریتی است.
در مرکز آموزش مدیریت جامع (CM)، مفاهیم، اصول، ابزارها و رویکردهای مدیریت جامع برای مدیران، کارشناسان و علاقهمندان ارائه میشود.
مدیریت جامع
استاندارد → الزام → فرآیند → اجرا → اندازهگیری → Evidence → بهبود → بلوغ → پایداری
«هدف CM ساختن سیستمی نیست که فقط بتوان آن را مستند کرد؛ هدف، ساختن سیستمی است که سازمان بتواند با آن کار کند، آن را اندازهگیری کند، در برابر تغییرات خود را تطبیق دهد و بهطور مستمر بهبود دهد.»
